E-Rechnung ab 2027: Was KMU jetzt tun müssen
28.10.2026 · Jens Cyrenius
Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Am 1. Januar 2027 endet für viele die Schonfrist beim Ausstellen – und wer die Umstellung richtig angeht, spart danach jeden Monat Zeit.
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Digital-Check starten →Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den eine Software ohne Abtippen lesen kann. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate verbreitet:
- XRechnung – eine reine XML-Datei. Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern, im B2B ebenfalls zulässig.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) – ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Menschen sehen ein normales PDF, die Software liest die Daten. Die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen dafür nicht aus.
Keine E-Rechnung sind dagegen: ein PDF aus Word, eine eingescannte Papierrechnung oder ein Foto. Diese gelten künftig als „sonstige Rechnung“ – und sind nur noch in den Übergangsfristen erlaubt.
Die Fristen auf einen Blick
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| seit 1.1.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| bis 31.12.2026 | Ausstellen auf Papier oder als PDF ist noch erlaubt (PDF mit Zustimmung des Empfängers). |
| ab 1.1.2027 | Pflicht zum Ausstellen, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag. |
| ab 1.1.2028 | Pflicht zum Ausstellen für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft. |
Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer beim Ausstellen. Empfangen können müssen auch sie.
Warum du nicht bis Ende 2027 warten solltest
Eine Rechnung im falschen Format ist ab der jeweiligen Frist keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Das trifft vor allem deinen Kunden: Er riskiert seinen Vorsteuerabzug – und wird deshalb eine korrekte E-Rechnung verlangen. Größere Kunden stellen ihre Eingangsprozesse schon jetzt um und bitten Lieferanten oft früher um E-Rechnungen, als das Gesetz es verlangt.
Checkliste: In 5 Schritten umstellen
1. Prüfen, ab wann es für dich gilt
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Lag er 2026 über 800.000 €, musst du ab Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.
2. Den Empfang sauber regeln
Lege eine zentrale Adresse für Eingangsrechnungen fest, zum Beispiel rechnung@deinefirma.de. Kläre, womit die XML-Dateien geöffnet und wie sie an die Buchhaltung oder das Steuerbüro weitergegeben werden.
3. Deine Rechnungssoftware prüfen
Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme können XRechnung oder ZUGFeRD bereits erzeugen – oft muss es nur aktiviert werden. Wer heute Rechnungen in Word oder Excel schreibt, braucht dagegen eine Lösung, die strukturierte Daten erzeugt.
4. Stammdaten aufräumen
Eine E-Rechnung ist nur so gut wie die Daten darin: vollständige Kundenadressen, USt-IdNr., Bestellnummern und – bei öffentlichen Auftraggebern – die Leitweg-ID. Fehlende Angaben fallen jetzt sofort auf.
5. Archivierung klären
Bei der E-Rechnung ist die XML-Datei das Original, nicht die Ansicht. Sie muss unveränderbar und GoBD-konform aufbewahrt werden – für Rechnungen gilt seit 2025 eine Frist von acht Jahren. Ein ausgedrucktes Blatt im Ordner reicht nicht mehr.
Die eigentliche Chance: Rechnungen, die sich selbst schreiben
Wer die Pflicht nur „erfüllt“, hat am Ende ein neues Dateiformat. Wer sie als Anlass nutzt, gewinnt Zeit:
- Rechnung direkt aus dem Angebot: Nimmt der Kunde an, entsteht die E-Rechnung automatisch – ohne Abtippen.
- Automatischer Zahlungsabgleich: Zahlungseingänge werden der Rechnung zugeordnet, Erinnerungen laufen von selbst.
- Eingangsrechnungen ohne Abtippen: Weil die Daten strukturiert ankommen, landen sie direkt in der Buchhaltung.
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Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung. Für Sonderfälle sprich bitte mit deinem Steuerbüro.
Quellen
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmern (§ 14 UStG)
Häufige Fragen
Reicht ab 2027 noch ein PDF per E-Mail?
Wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, nein – dann musst du ab 2027 E-Rechnungen ausstellen. Darunter ist ein PDF mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2027 erlaubt, ab 2028 nicht mehr.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein, Kleinunternehmer sind vom Ausstellen ausgenommen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber trotzdem – ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
Brauche ich dafür neue Software?
Nicht unbedingt. Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme können E-Rechnungen bereits. Wer Rechnungen bisher in Word oder Excel schreibt, braucht allerdings eine Lösung, die strukturierte Daten erzeugt.
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